Perencanaan kebutuhan material membantu perusahaan menentukan jenis, jumlah, dan waktu pemesanan barang agar proses produksi tetap berjalan tanpa persediaan berlebihan. Perencanaan yang tepat menghubungkan jadwal produksi, stok gudang, lead time supplier, dan tingkat risiko setiap material.

Tanpa perencanaan, pembelian cenderung dilakukan setelah stok menipis atau ketika kebutuhan sudah mendesak. Kondisi tersebut membatasi pilihan sumber, meningkatkan biaya pengiriman, dan memperbesar risiko material datang terlambat. Karena itu, pengadaan perlu dimulai dari data kebutuhan yang dapat diperiksa.

Apa Itu Perencanaan Kebutuhan Material?

Perencanaan kebutuhan material adalah proses menghitung barang yang dibutuhkan untuk menjalankan produksi atau pekerjaan tertentu, kemudian menentukan kapan pesanan harus dibuat. Dasarnya dapat berupa rencana produksi, bill of materials, histori pemakaian, stok tersedia, pesanan yang sedang berjalan, dan lead time.

Pada perusahaan dengan sistem terintegrasi, perhitungan dapat dilakukan melalui material requirements planning atau MRP. Namun, prinsip dasarnya tetap dapat diterapkan menggunakan data stok dan jadwal yang tertib, meskipun perusahaan belum memakai sistem yang kompleks.

Data yang Perlu Disiapkan

Data	Fungsi	Risiko jika tidak akurat
Rencana produksi	Menentukan waktu dan volume kebutuhan	Material datang terlalu cepat atau terlambat
Bill of materials	Menentukan jenis dan jumlah material per produk	Perhitungan kebutuhan tidak lengkap
Stok tersedia	Mengurangi kebutuhan kotor menjadi kebutuhan bersih	Pembelian ganda atau kekurangan stok
Pesanan berjalan	Mengetahui material yang akan datang	Jumlah order melebihi kebutuhan
Lead time	Menentukan waktu pemesanan	Pesanan terlambat dibuat
Safety stock	Menahan dampak variasi pemakaian atau keterlambatan	Produksi mudah terganggu

Tahapan Perencanaan Kebutuhan Material

1. Tentukan kebutuhan berdasarkan rencana produksi

Mulailah dari produk atau pekerjaan yang akan dijalankan pada periode tertentu. Gunakan bill of materials untuk menghitung kebutuhan kotor setiap material. Pastikan versi BOM sesuai dengan desain atau proses yang sedang digunakan.

2. Periksa stok aktual

Bandingkan catatan sistem dengan kondisi gudang, terutama untuk item kritis atau bernilai tinggi. Perhatikan material yang sedang dikarantina, rusak, kedaluwarsa, atau sudah dialokasikan untuk pekerjaan lain karena tidak seluruh stok tercatat dapat langsung digunakan.

3. Perhitungkan pesanan yang masih berjalan

Periksa purchase order yang belum diterima, jumlah yang akan datang, dan jadwal pengirimannya. Pesanan yang belum memiliki kepastian waktu perlu dipantau agar tidak dianggap sebagai pasokan yang aman.

4. Hitung kebutuhan bersih

Kebutuhan bersih diperoleh setelah kebutuhan kotor dikurangi stok yang dapat digunakan dan pesanan yang dipastikan datang. Perusahaan kemudian menambahkan safety stock sesuai tingkat risiko serta variasi pemakaian.

5. Tentukan waktu pemesanan

Waktu pemesanan dihitung mundur dari tanggal kebutuhan dengan mempertimbangkan produksi supplier, pemeriksaan, transportasi, penerimaan, dan persiapan internal. Untuk barang impor atau custom, tambahkan waktu yang cukup untuk persetujuan drawing dan sampel.

6. Pilih ukuran pemesanan yang tepat

Jumlah pesanan perlu menyeimbangkan kebutuhan, minimum order, ruang penyimpanan, umur simpan, dan arus kas. Membeli terlalu sedikit dapat meningkatkan frekuensi pemesanan, sedangkan membeli terlalu banyak menambah biaya stok.

7. Pantau perubahan rencana

Jadwal produksi, permintaan pelanggan, dan lead time supplier dapat berubah. Perencanaan perlu ditinjau secara berkala agar order yang dibuat masih sesuai dengan kondisi terbaru.

Membedakan Material Rutin dan Kritis

Material rutin memiliki pola pemakaian yang relatif stabil dan mudah diprediksi. Item kritis ditentukan berdasarkan dampaknya: persediaan kecil pun perlu diperhatikan apabila kekosongannya dapat menghentikan mesin atau menunda pengiriman produk.

Untuk material kritis, perusahaan dapat mempertimbangkan safety stock, sumber alternatif, kontrak pasokan, atau pemantauan lead time yang lebih sering. Untuk barang umum, proses dapat dibuat lebih sederhana agar tidak menambah pekerjaan administratif.

Menentukan Safety Stock secara Proporsional

Safety stock bukan jumlah yang ditetapkan sekali lalu digunakan selamanya. Besarnya perlu mempertimbangkan variasi pemakaian, konsistensi supplier, waktu pengadaan, nilai material, kapasitas gudang, dan dampak kekurangan.

Stok pengaman terlalu rendah membuat produksi rentan, sedangkan stok terlalu tinggi mengikat modal dan ruang. Tinjau nilainya menggunakan data aktual serta perubahan pola produksi.

Koordinasi dengan Supplier

Supplier dapat merencanakan pasokan dengan lebih baik jika menerima forecast, informasi pemakaian, dan target jadwal yang cukup. Forecast bukan selalu pesanan pasti, tetapi memberikan gambaran kebutuhan yang membantu supplier menyiapkan sumber.

Kerja sama dengan supplier material industri perlu didukung aturan yang jelas mengenai konfirmasi order, perubahan jadwal, merek alternatif, dokumen, serta penanganan keterlambatan.

Hubungan Perencanaan dan Procurement

Perencanaan menentukan apa, berapa banyak, dan kapan material dibutuhkan. Procurement menentukan sumber, meminta penawaran, melakukan evaluasi, dan menerbitkan purchase order. Keduanya perlu menggunakan data yang sama agar pemesanan tidak terlalu awal atau terlambat.

Penerapannya berkaitan langsung dengan efisiensi pengadaan material industri. Untuk kebutuhan yang terdiri dari banyak kategori, layanan general trading industri dapat membantu konsolidasi sourcing dan pengiriman.

Indikator yang Perlu Dipantau

Jumlah kejadian stockout.
Frekuensi pembelian darurat.
Persentase material datang sesuai jadwal.
Selisih stok fisik dan sistem.
Jumlah material bergerak lambat atau tidak digunakan.
Perubahan lead time supplier.
Ketepatan rencana terhadap pemakaian aktual.

Evaluasi supplier juga perlu dimasukkan karena ketepatan perencanaan bergantung pada konsistensi pemasok. Kriteria penilaiannya dapat dilihat pada artikel evaluasi supplier untuk pengadaan industri.

Kesalahan yang Sering Terjadi

Menggunakan stok sistem tanpa memeriksa material yang tidak dapat digunakan.
Tidak memperbarui BOM atau spesifikasi setelah perubahan produk.
Menganggap seluruh purchase order akan datang tepat waktu.
Menyamakan safety stock untuk semua kategori material.
Tidak memperhitungkan minimum order dan umur simpan.
Terlambat menyampaikan perubahan jadwal kepada supplier.

Kesimpulan

Perencanaan kebutuhan material yang baik menggabungkan rencana produksi, BOM, stok aktual, pesanan berjalan, lead time, dan safety stock. Data tersebut membantu perusahaan memesan material pada waktu yang tepat sehingga produksi tetap lancar tanpa menambah persediaan secara berlebihan.

Untuk membantu sourcing kebutuhan material atau komponen manufaktur, kirimkan daftar serta spesifikasinya melalui kontak Rakari.

FAQ

Apakah perencanaan material hanya diperlukan perusahaan besar?

Tidak. Perusahaan dengan skala lebih kecil tetap dapat menggunakan prinsip yang sama melalui data stok, jadwal produksi, dan lead time yang dicatat secara teratur.

Apa perbedaan safety stock dan stok biasa?

Stok biasa digunakan untuk kebutuhan yang telah direncanakan, sedangkan safety stock disiapkan untuk menghadapi variasi pemakaian atau keterlambatan pasokan.

Seberapa sering rencana material perlu ditinjau?

Frekuensinya mengikuti perubahan produksi dan risiko material. Item kritis atau berlead time panjang perlu ditinjau lebih sering daripada barang umum.