Procurement vs purchasing sering digunakan untuk menyebut kegiatan pembelian yang sama. Padahal, procurement memiliki ruang lingkup lebih luas, sedangkan purchasing berfokus pada pelaksanaan transaksi. Perbedaan ini penting agar permintaan kebutuhan, evaluasi supplier, persetujuan, dan pembayaran tidak tercampur tanpa tanggung jawab yang jelas.

Pembagian fungsi dapat berbeda pada setiap perusahaan. Pada organisasi kecil, satu orang mungkin menangani keduanya. Pada perusahaan yang lebih besar, procurement dan purchasing dapat menjadi tim atau tahapan kerja yang terpisah.

Table of Contents

Apa Itu Procurement?

Procurement adalah proses menyeluruh untuk memperoleh barang atau jasa sesuai kebutuhan perusahaan. Kegiatannya mencakup identifikasi kebutuhan, penyusunan spesifikasi, sourcing, evaluasi supplier, negosiasi, pengelolaan kontrak, pemantauan kinerja, dan pengendalian risiko.

Pembahasan lebih luas mengenai alurnya tersedia pada artikel apa itu industrial procurement. Sebagai referensi tata kelola, konsolidasi regulasi pengadaan LKPP mendefinisikan pengadaan pemerintah sebagai rangkaian sejak identifikasi kebutuhan sampai serah terima. Prosedur perusahaan swasta dapat berbeda, tetapi cakupan prosesnya menunjukkan bahwa pengadaan tidak berhenti pada transaksi pembelian.

Apa Itu Purchasing?

Purchasing adalah bagian operasional yang menjalankan pembelian setelah kebutuhan, anggaran, spesifikasi, dan supplier disetujui. Tugasnya dapat mencakup meminta atau menindaklanjuti quotation, membuat purchase order, memastikan konfirmasi pesanan, memantau pengiriman, serta menyerahkan dokumen kepada bagian terkait.

Purchasing perlu bekerja berdasarkan data yang telah diperiksa. Jika terdapat perubahan merek, jumlah, harga, atau spesifikasi, perubahan tersebut harus dikembalikan untuk persetujuan, bukan diputuskan sepihak.

Perbandingan Procurement vs Purchasing

Aspek	Procurement	Purchasing
Ruang lingkup	Strategis dan menyeluruh	Operasional dan transaksional
Fokus	Nilai, risiko, pemasok, dan kebutuhan jangka panjang	Pesanan, harga, jumlah, dan jadwal pembelian
Tahap awal	Identifikasi kebutuhan dan strategi sourcing	Berjalan setelah kebutuhan disetujui
Supplier	Mencari, menilai, dan mengembangkan supplier	Bertransaksi dengan supplier yang dipilih
Dokumen utama	Spesifikasi, evaluasi vendor, kontrak, dan KPI	Quotation, purchase order, surat jalan, dan invoice
Ukuran keberhasilan	Biaya total, kualitas, risiko, dan performa supplier	Ketepatan PO, harga, jumlah, dan waktu pengiriman

Tabel tersebut merupakan gambaran umum. Struktur jabatan dan batas kewenangan tetap mengikuti kebijakan internal masing-masing perusahaan.

Contoh Procurement dan Purchasing

Sebuah pabrik membutuhkan EPDM gasket untuk penggantian komponen. Tim procurement mengumpulkan informasi suhu, tekanan, media kontak, ukuran, dan jumlah. Setelah itu, tim membandingkan produk serta calon supplier kebutuhan industri.

Ketika produk dan supplier telah disetujui, purchasing membuat PO sesuai quotation, memantau pengiriman, dan membantu mencocokkan dokumen transaksi. Saat barang datang, gudang dan pengguna memeriksa kondisi serta kesesuaian sebelum penerimaan.

Bagaimana Keduanya Bekerja Bersama?

Pengguna mengajukan kebutuhan dan menjelaskan tujuan pemakaian.
Procurement memeriksa spesifikasi, anggaran, risiko, dan pilihan sumber.
Engineering atau quality control memberikan persetujuan teknis.
Purchasing menerbitkan PO berdasarkan keputusan yang disetujui.
Supplier memproses dan mengirim pesanan.
Gudang memeriksa penerimaan, sedangkan finance memproses pembayaran.
Procurement mencatat kinerja supplier untuk pembelian berikutnya.

Untuk kebutuhan lintas kategori, perusahaan general trading dapat membantu tahap sourcing dan koordinasi. Cara kerjanya dijelaskan pada artikel general trading untuk procurement perusahaan.

Risiko Jika Fungsi Tidak Dibedakan

Pembelian dilakukan sebelum spesifikasi disetujui.
Supplier dipilih hanya berdasarkan harga awal.
Perubahan produk tidak tercatat dengan jelas.
Dokumen penerimaan dan pembayaran tidak cocok.
Kinerja supplier tidak pernah dievaluasi.

Pemisahan fungsi bukan berarti proses harus lambat. Perusahaan dapat menggunakan batas persetujuan berdasarkan nilai dan risiko agar kebutuhan rutin tetap diproses cepat, sedangkan pembelian kritis memperoleh pemeriksaan lebih mendalam.

Pertanyaan Umum

Apakah purchasing berada di bawah procurement?

Sering kali purchasing menjadi bagian dari fungsi procurement, tetapi struktur organisasi dapat berbeda. Hal yang paling penting adalah kewenangan dan alur persetujuannya terdokumentasi.

Apakah procurement selalu harus meminta beberapa penawaran?

Tidak selalu. Jumlah penawaran mengikuti kebijakan, nilai, risiko, keadaan darurat, dan ketersediaan sumber. Alasannya sebaiknya dicatat untuk menjaga keterlacakan keputusan.

Kesimpulan

Perbedaan procurement dan purchasing terletak pada ruang lingkupnya. Procurement mengelola kebutuhan, supplier, risiko, dan nilai jangka panjang, sedangkan purchasing menjalankan transaksi pembelian. Keduanya perlu bekerja berdasarkan spesifikasi dan persetujuan yang sama.

Untuk mencari kebutuhan industri dan mengoordinasikan beberapa kategori barang, kunjungi Rakari sebagai general trading dan supplier industri.